3. Gestión del Tiempo
La “gestión del tiempo” es el proceso de organizar y planificar la forma de dividir el tiempo entre actividades específicas. Una buena gestión del tiempo te permite trabajar más inteligentemente – no más duro – para que puedas hacer más en menos tiempo, incluso cuando el tiempo es escaso y las presiones son altas. No administrar el tiempo perjudica la eficacia y causa estrés.
La buena gestión del tiempo requiere un importante cambio de enfoque de las actividades a los resultados, ya que estar ocupado no es lo mismo que ser eficaz. (Irónicamente, lo contrario suele estar más cerca de la verdad)
3.1 Una breve guía para la gestión del tiempo
La gestión del tiempo es el proceso de planificar y controlar cuánto tiempo se debe dedicar a actividades específicas. Una buena gestión del tiempo permite a un individuo completar más en un período de tiempo más corto, reduce el estrés y conduce al éxito profesional.
3.2 Beneficios de la gestión del tiempo
La capacidad de administrar tu tiempo de manera efectiva es importante. Una buena gestión del tiempo conduce a una mayor eficiencia y productividad, menos estrés y más éxito en la vida. Estos son algunos de los beneficios de administrar el tiempo de manera efectiva:
Alivio del estrés: Hacer y seguir un programa de tareas reduce la ansiedad. Al marcar los puntos de tu lista de “tareas”, puedes ver que está haciendo progresos tangibles. Esto te ayuda a evitar sentirte estresado con la inquietud de si estás logrando hacer las cosas.
Más tiempo: Una buena gestión del tiempo te da tiempo extra para dedicarlo a tu vida personal. Las personas que pueden administrar el tiempo de manera efectiva disfrutan de tener más tiempo para dedicarlo a su ocio u otras actividades personales.
Más oportunidades: Gestionar bien el tiempo genera más oportunidades y menos tiempo perdido en actividades triviales. Las buenas habilidades de gestión del tiempo son cualidades clave que los empleadores buscan. La capacidad de priorizar y programar el trabajo es extremadamente deseable para cualquier organización..
Capacidad para alcanzar metas: Las personas que practican una buena gestión del tiempo son capaces de alcanzar mejor las metas y objetivos y lo hacen en un período de tiempo más corto
3.3 Lista de consejos para una gestión eficaz del tiempo
Después de considerar los beneficios de la administración del tiempo, echemos un vistazo a algunas maneras de administrar el tiempo de manera efectiva:
3.4 Técnicas y Herramientas de Gestión del Tiempo
Aquí hay consejos prácticos, herramientas y habilidades para mejorar la gestión del tiempo. La clave para una gestión del tiempo exitosa es planificar y, a continuación, proteger el tiempo planificado. La gestión del tiempo tiene enormes implicaciones para las organizaciones y toda la economía. Esté preparado para hacer cambios drásticos. Sea creativo para encontrar e introducir diferentes formas de hacer las cosas. Si necesita un punto de partida, consulte el “Principio de Pareto” (Regla 80:20), para evaluar qué esfuerzos y actividades son más productivos y cuáles no.
El Principio de Pareto es un concepto que sugiere que dos de cada diez elementos, en cualquier lista general de tareas pendientes, valdrán más que los otros ocho elementos reunidos. El hecho es que la mayoría de las personas posterga en el top 10 o 20 por ciento de los artículos que son los más valiosos e importantes, los “pocos vitales”, y ocupados en su lugar con el menos importante 80 por ciento, los “muchos triviales”, que contribuyen muy poco a su éxito.
Esto es lo que debe hacer para aplicar eficazmente la regla 80/20 a la configuración de objetivos SMART que aumentará su productividad general.
Primero, toma un pedazo de papel y anota diez objetivos. Luego pregúntate: Si sólo pudieras lograr una de las metas de esa lista hoy, ¿cuál sería la meta que tendría el mayor impacto positivo en tu vida?
A continuación, elije el segundo objetivo más importante. Lo que encontrarás es que, después de completar este ejercicio, habrás determinado el 20 por ciento más importante de tus objetivos que te ayudarán más que cualquier otra cosa. Debes seguir trabajando en los objetivos que hayas elegido como los más valiosos todo el tiempo.
Come primero la rana más grande
A menudo ves a gente que parece estar ocupada todo el día pero que parece lograr muy poco. Esto se debe casi siempre a que están ocupados trabajando en tareas de bajo valor mientras postergan una o dos actividades que podrían marcar una verdadera diferencia en sus empresas y en sus carreras. Las tareas más valiosas que puedes hacer cada día son a menudo las más difíciles y complejas, pero la recompensa y las recompensas por completarlas pueden ser tremendas. Antes de empezar a trabajar, siempre pregúntate: “¿Esta tarea está en el 20 por ciento superior de mis actividades o en el 80 por ciento inferior?” La regla para esto es: resistir la tentación de aclarar primero las cosas pequeñas. Si eliges empezar tu día trabajando en tareas de bajo valor, pronto desarrollarás el hábito de empezar y trabajar siempre en tareas de bajo valor.
Usar la regla de Pareto para lograr el éxito en la vida
El punto de partida de un gran éxito y logro siempre ha sido el mismo. No hay nada más importante, y nada que funcione más rápido que deshacerte de tus propias limitaciones para que comiences a soñar y fantasear con las cosas maravillosas que puedes llegar a ser, tener y hacer. Como un hombre sabio dijo una vez: “Debes soñar grandes sueños, porque sólo los grandes sueños tienen el poder de mover las mentes de los hombres”. Cuando comiences a tener grandes sueños, tus niveles de autoestima y confianza en ti mismo subirán inmediatamente. Te sentirás más poderoso respecto a ti mismo, y a tu capacidad para lidiar con lo que te suceda. La razón por la que tanta gente logra tan poco es porque nunca se permiten e imaginar el tipo de vida que es posible para ellos.
Programa semanal de actividades – Planificador
Utiliza un programa semanal sencillo para administrar y proteger tus actividades planificadas. Gestionarás tu tiempo administrando tus actividades, lo que significa proteger las franjas horarias que planifiques para tus tareas.
La gestión del tiempo depende principalmente de la planificación de las actividades en espacios horarios y, a continuación, de proteger las actividades de las interrupciones, ya sea de otras personas o de tus propias distracciones.
Plantilla (ejemplo)::
Lunes | Martes | Miércoles | Jueves | Viernes | |
AM |
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Almuerzo | con la organización | Con el equipo del proyecto | con el cliente | con el evaluador | Con el jefe |
PM | 1. preparación semanal de informes | 1. lectura de informes mensuales |
Además de esto, si estás constantemente haciendo malabares con plazos, recursos y productos a entregar, entonces hay una alta probabilidad de que te puedas beneficiar con un software de gestión del tiempo específico. Estas son algunas de las mejores herramientas de gestión del tiempo que te pueden ayudar a mantenerte a ti y a tu equipo en el buen camino.
- TRELLO
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5. PROYECTOS DE TRABAJO EN EQUIPO
6. COLLAB ACTIVO
Consejos para una gestión eficiente del tiempo
- Fijar correctamente los objetivos
Establecer metas que sean alcanzables y medibles. Utilice el método SMART al establecer objetivos. En esencia, se aseguró de que los objetivos que se fijan son Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Oportunos.
- Priorizar sabiamente
Priorizar las tareas en función de la importancia y la urgencia. Por ejemplo, mire sus tareas diarias y determine cuáles son:
- Importante y urgente: Realice estas tareas de inmediato.
- Importante pero no urgente: Decida cuándo realizar estas tareas.
- Urgente pero no importante: Delegue estas tareas si es posible.
- No urgente y no importante: Deje esto a un lado para hacer más tarde
- Establecer un límite de tiempo para completar una tarea
Establecer limitaciones de tiempo para completar las tareas te ayuda a centrarte y a ser más eficiente. Hacer el pequeño esfuerzo extra para decidir cuánto tiempo necesitas asignar a cada tarea también puede ayudarte a reconocer los posibles problemas antes de que surjan. De esa manera puedes hacer planes para resolverlos.
Por ejemplo, supongamos que necesitas escribir cinco reseñas a tiempo para una reunión. Sin embargo, te das cuenta de que sólo podrás hacer cuatro de ellas en el tiempo que queda antes de la reunión. Si te das cuenta de este hecho con suficiente antelación, podrás encargar fácilmente la redacción de una de las reseñas a otra persona. Sin embargo, si no te hubieras molestado en hacer una revisión de tus tareas con antelación, podrías haber terminado no dándote cuenta de tu problema de tiempo hasta sólo una hora antes de la reunión. En ese momento, podría ser considerablemente más difícil encontrar a alguien en quien delegar una de las reseñas, y más difícil para esa persona encajar la tarea en su horario.
- Hacer un descanso entre las tareas
Cuando se realizan muchas tareas sin descanso, es más difícil mantenerse concentrado y motivado. Deja un tiempo de descanso entre las tareas para aclarar tu mente y refrescarte. Considera la posibilidad de hacer una breve pausa, dar un pequeño paseo o reflexionar.
- Organízate
Utiliza tu calendario para administrar el tiempo a largo plazo. Anota los plazos para los proyectos, o para las tareas que forman parte de la finalización del proyecto global. Piensa qué días podrían ser los mejores para dedicar a tareas específicas. Por ejemplo, puede que necesites planificar una reunión para discutir el flujo de caja en un día en el que sepas que el director financiero de la empresa está disponible.
- Eliminar tareas/actividades no esenciales
Es importante eliminar el exceso de actividades o tareas. Determina lo que es significativo y lo que merece tu tiempo. Eliminar las tareas/actividades no esenciales libera más tiempo para dedicarlo a cosas realmente importantes.
- Planificar con anticipación
Asegúrate de empezar cada día con una idea clara de lo que tienes que hacer, lo que hay que hacer ese día. Considera la posibilidad de convertir en un hábito, al final de cada día de trabajo, escribir tu lista de “cosas por hacer” para la siguiente jornada de trabajo. De esa manera puedes empezar a trabajar la mañana siguiente.