3: Zeitmanagement
“Zeitmanagement” ist der Prozess der Organisation und Planung, wie Sie Ihre Zeit auf bestimmte Aktivitäten aufteilen können. Gutes Zeitmanagement ermöglicht es Ihnen, intelligenter – nicht härter – zu arbeiten, so dass Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können, auch wenn die Zeit knapp und der Druck hoch ist. Wenn Sie Ihre Zeit nicht managen, schadet das Ihrer Effektivität und verursacht Stress.
Gutes Zeitmanagement erfordert eine wichtige Verlagerung des Schwerpunkts von den Aktivitäten auf die Ergebnisse – beschäftigt sein ist nicht dasselbe wie effektiv sein. (Ironischerweise ist das Gegenteil oft näher an der Wahrheit).
3.1 Ein kurzer Leitfaden zum Zeitmanagement
Zeitmanagement ist der Prozess der Planung und Kontrolle, wie viel Zeit für bestimmte Aktivitäten aufzuwenden ist. Gutes Zeitmanagement ermöglicht es dem Einzelnen, mehr in kürzerer Zeit zu erledigen, senkt den Stress und führt zu beruflichem Erfolg.
3.2 Vorteile des Zeitmanagements
Die Fähigkeit, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, ist wichtig. Gutes Zeitmanagement führt zu mehr Effizienz und Produktivität, weniger Stress und mehr Erfolg im Leben. Hier sind einige Vorteile eines effektiven Zeitmanagements:
Stressabbau: Das Erstellen und Befolgen eines Aufgabenplans reduziert die Angst. Wenn Sie Punkte auf Ihrer “To-Do”-Liste abhaken, können Sie sehen, dass Sie greifbare Fortschritte machen. Dies hilft Ihnen zu vermeiden, dass Sie sich gestresst fühlen und sich Sorgen machen müssen, ob Sie die Dinge erledigen können.
Mehr Zeit: Gutes Zeitmanagement gibt Ihnen zusätzliche Zeit, die Sie in Ihrem täglichen Leben verbringen können. Menschen, die sich effektiv Zeitmanagement leisten können, genießen es, mehr Zeit für Hobbys oder andere persönliche Beschäftigungen zu haben.
Mehr Möglichkeiten: Gutes Zeitmanagement führt zu mehr Möglichkeiten und weniger Zeitverschwendung für triviale Aktivitäten. Gute Zeitmanagementfähigkeiten sind Schlüsselqualitäten, nach denen Arbeitgeber suchen. Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und die Arbeit zu planen, ist für jede Organisation äußerst wünschenswert.
Die Fähigkeit, Ziele zu verwirklichen: Personen, die gutes Zeitmanagement praktizieren, sind in der Lage, Ziele und Vorgaben besser und in kürzerer Zeit zu erreichen.
3.3 Liste mit Tipps für effectives Zeitmanagement
Nachdem wir die Vorteile des Zeitmanagements betrachtet haben, wollen wir uns einige Möglichkeiten des effektiven Zeitmanagements ansehen:
3.4 Zeitmanagement Werkzeuge und Techniken
Hier finden Sie praktische Tipps, Werkzeuge und Fertigkeiten zur Verbesserung des Zeitmanagements. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Zeitmanagement ist die Planung und dann der Schutz der geplanten Zeit. Zeitmanagement hat enorme Auswirkungen auf Organisationen und die gesamte Wirtschaft. Seien Sie bereit, drastische Veränderungen vorzunehmen. Seien Sie kreativ, um verschiedene Wege zu finden und einzuführen. Wenn Sie einen Ausgangspunkt brauchen, lesen Sie das “Pareto-Prinzip” (80:20-Regel), um zu beurteilen, welche Bemühungen und Aktivitäten am produktivsten sind und welche nicht.
Das Pareto-Prinzip ist ein Konzept, das vorschlägt, dass zwei von zehn Punkten auf jeder allgemeinen To-Do-Liste mehr wert sind als die anderen acht Punkte zusammengenommen. Tatsache ist, dass die meisten Menschen bei den 10 oder 20 Prozent der wertvollsten und wichtigsten Punkte, den “vital few”, zögern und sich stattdessen mit den unwichtigsten 80 Prozent, den “trivial many”, beschäftigen, die nur sehr wenig zu ihrem Erfolg beitragen.
Im Folgenden erfahren Sie, was Sie tun sollten, um die 80/20-Regel effektiv auf die Festlegung von SMART-Zielen anzuwenden, die Ihre Gesamtproduktivität steigern werden.
Nehmen Sie zunächst ein Blatt Papier und schreiben Sie zehn Ziele auf. Dann fragen Sie sich selbst: Wenn Sie heute nur eines der Ziele auf dieser Liste erreichen könnten, welches Ziel würde sich am positivsten auf Ihr Leben auswirken?
Wählen Sie dann das zweitwichtigste Ziel aus. Sie werden feststellen, dass Sie nach Abschluss dieser Übung die wichtigsten 20 Prozent Ihrer Ziele bestimmt haben, die Ihnen mehr als alles andere helfen werden. An diesen Zielen, die Sie als die wertvollsten gewählt haben, sollten Sie die ganze Zeit weiterarbeiten.
Friss zuerst den größten Frosch
Oft sieht man Menschen, die den ganzen Tag beschäftigt zu sein scheinen, aber scheinbar nur sehr wenig erreichen. Das liegt fast immer daran, dass sie mit Aufgaben beschäftigt sind, die von geringem Wert sind, während sie die eine oder andere Tätigkeit hinauszögern, die einen wirklichen Unterschied für ihr Unternehmen und ihre Karriere machen könnte. Die wertvollsten Aufgaben, die Sie jeden Tag erledigen können, sind oft die schwierigsten und komplexesten, aber der Lohn und die Belohnung für ihre Erledigung können enorm sein. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie sich immer fragen: “Gehört diese Aufgabe zu den oberen 20 Prozent meiner Aktivitäten oder zu den unteren 80 Prozent? Die Regel dafür lautet: Widerstehen Sie der Versuchung, zuerst kleine Dinge zu klären. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihren Tag mit der Arbeit an geringwertigen Aufgaben zu beginnen, werden Sie bald die Gewohnheit entwickeln, immer mit geringwertigen Aufgaben zu beginnen und an ihnen zu arbeiten.
Mit der Pareto-Regel zum Erfolg im Leben
Der Ausgangspunkt für große Erfolge und Errungenschaften ist immer derselbe geblieben. Es gibt nichts Wichtigeres und nichts, was schneller geht, als dass Sie Ihre eigenen Grenzen ablegen, als dass Sie anfangen, von den wunderbaren Dingen zu träumen und zu phantasieren, die Sie werden, haben und tun können. Wie ein weiser Mann einmal sagte: “Du musst große Träume träumen, denn nur große Träume haben die Macht, den Verstand der Menschen zu bewegen. Wenn Sie anfangen, große Träume zu träumen, wird Ihr Selbstwertgefühl und Ihr Selbstvertrauen sofort steigen. Sie werden sich mächtiger in Bezug auf sich selbst und Ihre Fähigkeit fühlen, mit dem umzugehen, was mit Ihnen geschieht. Der Grund, warum so viele Menschen so wenig erreichen, liegt darin, dass sie sich nie erlauben, sich zurückzulehnen und sich vorzustellen, was für ein Leben für sie möglich ist.
Wöchentlicher Aktivitätsplan – Planer
Verwenden Sie einen einfachen Wochenplaner, um Ihre geplanten Aktivitäten zu verwalten und zu schützen. Sie verwalten Ihre Zeit, indem Sie Ihre Aktivitäten verwalten – das heißt, Sie schützen die Zeitfenster, die Sie für Ihre Aufgaben planen. Die Zeitverwaltung hängt hauptsächlich davon ab, dass Sie Aktivitäten in Zeitnischen planen und dann die Aktivitäten vor Unterbrechungen schützen, sei es durch andere Personen oder durch Ihre eigenen Ablenkungen.
Vorlage (Beispiel):
Montag | Dienstag | Mittwoch | Donnerstag | Freitag | |
Vormittag | 1. E-Mails prüfen, abschicken, erste Antwort.
2. Überprüfung der Berichte der letzten Woche 3. Abteilungssitzung 4. Agentur-Sitzung 5. E-Mails überprüfen
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1. E-Mails überprüfen etc.
2. Personalbeurteilung 1 3. sich zeitlich ergebende Personalangelegenheiten 4. Projekt-Zeitfenster 5. E-Mails überprüfen
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1. E-Mails überprüfen.
2. Verfolgungszahlen für den Wochenbericht 3. Strategie-Sitzung 4. Zeitfenster für die Prozessüberprüfung 5. E-Mails überprüfen |
1. E-Mails prüfen
2. meine Einschätzung 3. Mitarbeitergespräch 4. Mitarbeitergespräch 5. E-Mails überprüfen |
1. E-Mails prüfen
2. wöchentlicher Bericht 3. Konferenzplanung 4. ungelöste nicht dringende Fragen 5. Telefonanrufe 6. E-Mails überprüfen |
Mittagessen | mit Agentur | Arbeitsessen des Projektteams | mit Kunden | mit Gutachter | mit Chef |
Nachmittag | 1. wöchentliche Berichterstellung | 1. Lesen von Monatsberichten |
Wenn Sie außerdem ständig mit Fristen, Ressourcen und Ergebnissen jonglieren, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie von einer speziellen Zeitmanagementsoftware profitieren würden. Hier sind einige der besten Zeitmanagement-Tools, die Ihnen und Ihrem Team helfen können, auf Kurs zu bleiben.
- TRELLO
- REPLICON
- TIMECAMP
- TEAMWORK PROJECTS
- ACTIVE COLLAB
Tipps für effektives Zeitmanagement
- Ziele richtig setzen
Setzen Sie Ziele, die erreichbar und messbar sind. Verwenden Sie beim Setzen von Zielen die SMART-Methode. Stellen Sie im Wesentlichen sicher, dass die von Ihnen gesetzten Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und rechtzeitig sind.
- Weise Prioritäten setzen
Priorisieren Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Schauen Sie sich zum Beispiel Ihre täglichen Aufgaben an und bestimmen Sie, welche:
- Wichtig und dringend: Erledigen Sie diese Aufgaben sofort.
- Wichtig, aber nicht dringend: Entscheiden Sie, wann diese Aufgaben erledigt werden sollen.
- Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren Sie diese Aufgaben, wenn möglich.
- Nicht dringend und nicht wichtig: Legen Sie diese Aufgaben beiseite, um sie später zu erledigen.
- Setzen Sie ein Zeitlimit für die Erledigung einer Aufgabe
Das Festlegen von Zeitvorgaben für die Erledigung von Aufgaben hilft Ihnen, konzentrierter und effizienter zu arbeiten. Die kleine zusätzliche Anstrengung, zu entscheiden, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe einplanen müssen, kann Ihnen auch helfen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten. Auf diese Weise können Sie Pläne für deren Bewältigung machen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie müssten rechtzeitig vor einem Treffen fünf Rezensionen schreiben. Ihnen ist jedoch klar, dass Sie in der verbleibenden Zeit bis zum Treffen nur vier davon erledigen können. Wenn Ihnen diese Tatsache schon lange im Voraus bewusst wird, können Sie das Verfassen einer der Rezensionen leicht an jemand anderen delegieren. Hätten Sie sich jedoch nicht vorher die Mühe gemacht, eine Zeitkontrolle Ihrer Aufgaben durchzuführen, wäre Ihnen Ihr Zeitproblem vielleicht erst eine Stunde vor der Sitzung bewusst geworden. Zu diesem Zeitpunkt könnte es erheblich schwieriger sein, jemanden zu finden, an den Sie eine der Überprüfungen delegieren können, und es könnte auch für ihn schwieriger sein, die Aufgabe in seinen Tag einzupassen.
- Eine Pause zwischen den Aufgaben einlegen
Wenn man viele Aufgaben ohne Pause erledigt, ist es schwieriger, konzentriert und motiviert zu bleiben. Planen Sie zwischen den Aufgaben eine Pause ein, um den Kopf frei zu bekommen und sich zu erfrischen. Erwägen Sie ein kurzes Nickerchen, einen kurzen Spaziergang oder eine Meditation.
- Organisieren Sie sich
Nutzen Sie Ihren Kalender für ein langfristigeres Zeitmanagement. Notieren Sie die Fristen für Projekte oder für Aufgaben, die Teil der Fertigstellung des Gesamtprojekts sind. Überlegen Sie, welche Tage Sie am besten für bestimmte Aufgaben einplanen sollten. Zum Beispiel könnten Sie eine Besprechung zur Besprechung des Cashflows an einem Tag planen, an dem Sie wissen, dass der CFO des Unternehmens verfügbar ist.
- Nicht wesentliche Aufgaben/Aktivitäten entfernen
Es ist wichtig, überschüssige Aktivitäten oder Aufgaben zu entfernen. Stellen Sie fest, was wichtig ist und was Ihre Zeit verdient. Das Entfernen nicht wesentlicher Aufgaben/Aktivitäten setzt mehr Zeit frei, die Sie für wirklich wichtige Dinge verwenden können.
- Vorausplanen
Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Tag mit einer klaren Vorstellung davon beginnen, was Sie tun müssen – was an diesem Tag erledigt werden muss. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, am Ende jedes Arbeitstages Ihre “To-Do”-Liste für den nächsten Arbeitstag aufzuschreiben. Auf diese Weise können Sie am nächsten Morgen sofort loslegen.