3. Time Management
“Time management” is het proces van organiseren en plannen hoe u uw tijd kunt verdelen over specifieke activiteiten. Goed tijdbeheer stelt u in staat slimmer te werken – niet harder – zodat u meer gedaan krijgt in minder tijd, zelfs als de tijd krap is en de druk hoog is. Als u uw tijd niet beheert, schaadt dit uw effectiviteit en veroorzaakt stress.
Goed tijdbeheer vereist een belangrijke focusverschuiving van activiteiten naar drukke resultaten is niet hetzelfde als effectief zijn. (Ironisch genoeg is het tegenovergestelde vaak dichter bij de waarheid.)
3.1 Een korte gids voor tijdbeheer
Tijdbeheer is het proces waarbij wordt gepland en gecontroleerd hoeveel tijd moet worden besteed aan specifieke activiteiten. Goed tijdmanagement stelt een individu in staat om meer te voltooien in een kortere periode, vermindert stress en leidt tot carrièresucces.
3.2 Benefits of Time Management3.2 Voordelen van tijdbeheer
De mogelijkheid om uw tijd effectief te beheren, is belangrijk. Goed tijdbeheer leidt tot verbeterde efficiëntie en productiviteit, minder stress en meer succes in het leven. Hier zijn enkele voordelen van een effectief tijdbeheer:
Stressverlichting: het maken en volgen van een taakschema vermindert angst. Terwijl u items afvinkt in uw “to-do” -lijst, kunt u zien dat u tastbare vooruitgang boekt. Dit helpt u te voorkomen dat u zich gestrest voelt door u zorgen te maken of u dingen voor elkaar krijgt.
Meer tijd: goed tijdbeheer geeft u extra tijd in uw dagelijks leven. Mensen die effectief tijd kunnen beheren, genieten meer tijd om te besteden aan hobby’s of andere persoonlijke bezigheden.
Meer kansen: goed tijdbeheer leidt tot meer kansen en minder tijdverspilling aan triviale activiteiten. Goede vaardigheden op het gebied van tijdbeheer zijn belangrijke eigenschappen waarnaar werkgevers op zoek zijn. De mogelijkheid om prioriteiten te stellen en werk in te plannen is voor elke organisatie uiterst wenselijk.
Vermogen om doelen te realiseren: individuen die goed tijdmanagement toepassen, kunnen doelen en doelstellingen beter bereiken en doen dit in een kortere tijdsduur.The ability to manage your time effectively is important. Good time management leads to improved efficiency and productivity, less stress, and more success in life. Here are some benefits of managing time effectively:
3.3 List of Tips for Effective Time Management
After considering the benefits of time management, let’s look at some ways to manage time effectively:
3.4 Time Management Tools en technieken
Hier volgen praktische tips, tools en vaardigheden om tijdbeheer te verbeteren. De sleutel tot succesvol tijdbeheer is het plannen en vervolgens beschermen van de geplande tijd. Tijdbeheer heeft enorme gevolgen voor organisaties en de hele economie. Wees voorbereid op drastische veranderingen. Wees creatief om op verschillende manieren dingen te doen en te introduceren. Als je een startpunt nodig hebt, zie dan het ‘Pareto-principe’ (80:20 regel) om te beoordelen welke inspanningen en activiteiten het meest productief zijn en welke niet.
Het Pareto-principe is een concept dat suggereert dat twee van de tien items op een algemene takenlijst meer waard zullen zijn dan de andere acht items bij elkaar. Het is een feit dat de meeste mensen uitstellen op de top 10 of 20 procent van de items die het meest waardevol en belangrijk zijn, de ‘vitale weinigen’, en in plaats daarvan bezig zijn met de minst belangrijke 80 procent, de ‘triviale velen’, die nauwelijks bijdragen aan hun succes.
Dit is wat u moet doen om de 80/20-regel effectief toe te passen bij het instellen van SMART-doelen die uw algehele productiviteit zullen verhogen.
Neem eerst een vel papier en noteer tien doelen. Vraag jezelf dan af: als je vandaag maar één van de doelen op die lijst zou kunnen bereiken, welk doel zou dan de grootste positieve impact op je leven hebben?
Kies dan het op één na belangrijkste doel. Wat je zult ontdekken, is dat je na het voltooien van deze oefening de belangrijkste 20 procent van je doelen hebt bepaald die je meer dan wat dan ook zullen helpen. Je moet blijven werken aan de doelen die je hebt gekozen als de meest waardevolle.
Eet eerst de grootste kikker
Je ziet vaak mensen die de hele dag bezig lijken te zijn, maar weinig lijken te bereiken. Dit komt bijna altijd omdat ze druk bezig zijn met taken die van lage waarde zijn, terwijl ze de een of twee activiteiten die een echt verschil kunnen maken voor hun bedrijven en hun carrière uitstellen. De meest waardevolle taken die je elke dag kunt uitvoeren, zijn vaak de moeilijkste en meest complexe, maar de beloning en beloningen voor het voltooien ervan kunnen enorm zijn. Vraag jezelf voordat je begint te werken altijd af: ‘Staat deze taak in de bovenste 20 procent van mijn activiteiten of in de onderste 80 procent?’ De regel hiervoor is: weersta de verleiding om eerst kleine dingen op te ruimen. Als je ervoor kiest om je dag te beginnen met werken met taken met een lage waarde, zul je al snel de gewoonte ontwikkelen om altijd te beginnen met en te werken aan taken met een lage waarde.
De Pareto-regel gebruiken om succes in het leven te bereiken
Het startpunt van groot succes en prestatie is altijd hetzelfde geweest. Er is niets belangrijker en niets dat sneller werkt dan dat je je eigen beperkingen opzij zet dan dat je gaat dromen en fantaseren over de prachtige dingen die je kunt worden, hebben en doen. Zoals een wijze man ooit zei: “Je moet grote dromen dromen, want alleen grote dromen hebben de kracht om de geest van mensen te bewegen.” Wanneer je grote dromen begint te dromen, zullen je zelfvertrouwen en zelfvertrouwen onmiddellijk stijgen. Je zult je sterker voelen over jezelf en je vermogen om te gaan met wat er met je gebeurt. De reden waarom zoveel mensen zo weinig bereiken, is omdat ze zichzelf nooit toestaan achterover te leunen en zich het soort leven voor te stellen dat voor hen mogelijk is.
Wekelijks activiteitenprogramma – Planner
Gebruik een eenvoudige weekplanner om uw geplande activiteiten te beheren en te beschermen. U beheert uw tijd door uw activiteiten te beheren – dat betekent dat u de tijdvakken die u voor uw taken plant, beschermt. Tijdbeheer is voornamelijk afhankelijk van het plannen van activiteiten in tijdsleuven en het vervolgens beschermen van de activiteiten tegen onderbrekingen, of het nu van andere mensen is of van uw eigen afleiding.
2. TRELLO
3. REPLICON
4. TIMECAMP
5. TEAMWORK PROJECTS
Tips voor efficiënt tijdbeheer
Stel doelen die haalbaar en meetbaar zijn. Gebruik de SMART-methode bij het stellen van doelen. Zorg er in wezen voor dat de doelen die u stelt specifiek, meetbaar, bereikbaar, relevant en actueel zijn.
2. Geef verstandige prioriteiten
Geef prioriteit aan taken op basis van belangrijkheid en urgentie. Kijk bijvoorbeeld naar uw dagelijkse taken en bepaal welke:
➢ Belangrijk en dringend: voer deze taken meteen uit.
➢ Belangrijk maar niet urgent: bepaal wanneer u deze taken wilt uitvoeren.
➢ Dringend maar niet belangrijk: delegeer deze taken indien mogelijk.
Niet urgent en niet belangrijk: leg deze apart om later te doen
3. Stel een tijdslimiet in om een taak te voltooien
Door tijdsbeperkingen in te stellen voor het voltooien van taken, kunt u gerichter en efficiënter werken. Door de kleine extra inspanning te doen om te beslissen hoeveel tijd u voor elke taak moet uittrekken, kunt u ook potentiële problemen herkennen voordat ze zich voordoen. Op die manier kunt u plannen maken om ermee om te gaan.
Stel bijvoorbeeld dat u op tijd vijf beoordelingen moet schrijven voor een vergadering. U realiseert zich echter dat u er in de resterende tijd voor de vergadering slechts vier van kunt krijgen. Als u ruim van tevoren op de hoogte bent van dit feit, kunt u het schrijven van een van de recensies gemakkelijk aan iemand anders delegeren. Als u echter niet vooraf de tijd had genomen om uw taken te controleren, was het mogelijk dat u uw tijdsprobleem pas een uur voor de vergadering besefte. Op dat moment kan het aanzienlijk moeilijker zijn om iemand te vinden om een van de recensies te delegeren, en ook moeilijker om de taak in hun dag in te passen.
4. Neem een pauze tussen de taken
Bij veel taken zonder pauze is het moeilijker om gefocust en gemotiveerd te blijven. Sta wat tijd tussen taken toe om je hoofd leeg te maken en jezelf op te frissen. Overweeg een kort dutje te doen, een korte wandeling te maken of te mediteren.
Gebruik uw kalender voor meer tijdbeheer op de lange termijn. Schrijf de deadlines op voor projecten of voor taken die deel uitmaken van het voltooien van het totale project. Bedenk welke dagen het beste zijn om aan specifieke taken te wijden. Mogelijk moet u bijvoorbeeld een vergadering plannen om de cashflow te bespreken op een dag dat u weet dat de CFO van het bedrijf beschikbaar is.
6. Verwijder niet-essentiële taken / activiteiten
Het is belangrijk om overtollige activiteiten of taken te verwijderen. Bepaal wat belangrijk is en wat uw tijd verdient. Het verwijderen van niet-essentiële taken / activiteiten maakt meer tijd vrij om te besteden aan echt belangrijke dingen.
Zorg ervoor dat u elke dag begint met een duidelijk idee van wat u moet doen – wat er die dag moet gebeuren. Overweeg er een gewoonte van te maken om aan het einde van elke werkdag door te gaan en uw takenlijst voor de volgende werkdag op te schrijven. Op die manier kun je de volgende ochtend hardlopen.
Tips voor efficiënt tijdbeheer
Stel doelen die haalbaar en meetbaar zijn. Gebruik de SMART-methode bij het stellen van doelen. Zorg er in wezen voor dat de doelen die u stelt specifiek, meetbaar, bereikbaar, relevant en actueel zijn.
2. Geef verstandige prioriteiten
Geef prioriteit aan taken op basis van belangrijkheid en urgentie. Kijk bijvoorbeeld naar uw dagelijkse taken en bepaal welke:
➢ Belangrijk en dringend: voer deze taken meteen uit.
➢ Belangrijk maar niet urgent: bepaal wanneer u deze taken wilt uitvoeren.
➢ Dringend maar niet belangrijk: delegeer deze taken indien mogelijk.
Niet urgent en niet belangrijk: leg deze apart om later te doen
3. Stel een tijdslimiet in om een taak te voltooien
Door tijdsbeperkingen in te stellen voor het voltooien van taken, kunt u gerichter en efficiënter werken. Door de kleine extra inspanning te doen om te beslissen hoeveel tijd u voor elke taak moet uittrekken, kunt u ook potentiële problemen herkennen voordat ze zich voordoen. Op die manier kunt u plannen maken om ermee om te gaan.
Stel bijvoorbeeld dat u op tijd vijf beoordelingen moet schrijven voor een vergadering. U realiseert zich echter dat u er in de resterende tijd voor de vergadering slechts vier van kunt krijgen. Als u ruim van tevoren op de hoogte bent van dit feit, kunt u het schrijven van een van de recensies gemakkelijk aan iemand anders delegeren. Als u echter niet vooraf de tijd had genomen om uw taken te controleren, was het mogelijk dat u uw tijdsprobleem pas een uur voor de vergadering besefte. Op dat moment kan het aanzienlijk moeilijker zijn om iemand te vinden om een van de recensies te delegeren, en ook moeilijker om de taak in hun dag in te passen.
4. Neem een pauze tussen de taken
Bij veel taken zonder pauze is het moeilijker om gefocust en gemotiveerd te blijven. Sta wat tijd tussen taken toe om je hoofd leeg te maken en jezelf op te frissen. Overweeg een kort dutje te doen, een korte wandeling te maken of te mediteren.
Gebruik uw kalender voor meer tijdbeheer op de lange termijn. Schrijf de deadlines op voor projecten of voor taken die deel uitmaken van het voltooien van het totale project. Bedenk welke dagen het beste zijn om aan specifieke taken te wijden. Mogelijk moet u bijvoorbeeld een vergadering plannen om de cashflow te bespreken op een dag dat u weet dat de CFO van het bedrijf beschikbaar is.
6. Verwijder niet-essentiële taken / activiteiten
Het is belangrijk om overtollige activiteiten of taken te verwijderen. Bepaal wat belangrijk is en wat uw tijd verdient. Het verwijderen van niet-essentiële taken / activiteiten maakt meer tijd vrij om te besteden aan echt belangrijke dingen.
Zorg ervoor dat u elke dag begint met een duidelijk idee van wat u moet doen – wat er die dag moet gebeuren. Overweeg er een gewoonte van te maken om aan het einde van elke werkdag door te gaan en uw takenlijst voor de volgende werkdag op te schrijven. Op die manier kun je de volgende ochtend hardlopen.