Actie Planning Tools: Brainstorming
De afgelopen jaren is de term ‘brainstormen’ bekritiseerd omdat het een politiek incorrecte term is; daarom wordt het ook vaak ‘idee douchen’ genoemd.
Brainstormen is een goed gedocumenteerde techniek die is ontworpen om opmerkingen, ideeën en standpunten over een gekozen onderwerp te vragen. Effectief brainstormen kan uiterst waardevolle doorbraken en nieuwe manieren creëren om resultaten te behalen die nog niet eerder waren overwogen.
Het doel van brainstormen, individueel of als groep, is om zoveel mogelijk ideeën te genereren, zonder eerst de waarde van deze ideeën te beoordelen. Brainstormen is handig om te helpen bij het identificeren van mogelijke hoofdoorzaken van een probleem of bij het proberen te identificeren van mogelijke oplossingen.
Brainstormen is heel eenvoudig. Het werkt het beste als de bijeenkomst informeel is. Het kan worden gebruikt om iedereen aan te moedigen een bijdrage te leveren en barrières tussen afdelingen of teams te doorbreken. Hiermee kan iedereen een gelijkwaardige bijdrage leveren aan het team en het is een zeer nuttige techniek voor veel verschillende situaties, waaronder het opstellen van actieplannen.
Volg de zes onderstaande stappen om de brainstormtechniek te gebruiken:
Stap | Aanwijzingen |
Stap 1 | Zorg ervoor dat iedereen zich ontspannen voelt |
Stap 2 | Selecteer iemand om de ideeën op een flip-over of een groot vel papier te schrijven |
Stap 3 | Definieer het probleem duidelijk en controleer of iedereen hetzelfde begrip van het probleem heeft |
Stap 4 | Genereer zoveel mogelijk ideeën zonder discussie of evaluatie en moedig iedereen aan om een bijdrage te leveren |
Stap 5 | Schrijf elk idee op en beoordeel ideeën niet, want bij brainstormen bestaat er niet zoiets als een slecht idee. Soms stimuleren vreemde ideeën nieuwe gedachten en inspiratie |
Stap 6 | Na de brainstormsessie moet elk idee en elke suggestie worden beoordeeld en geëvalueerd om de verdiensten ervan te beoordelen en een akkoord te bereiken |
Een brainstorm wordt doorgaans uitgevoerd als een formele of een semi-formele bijeenkomst waarin een facilitator de resulterende feedback registreert en verzamelt, ervoor zorgt dat elke persoon in de groep een eerlijke kans krijgt om bij te dragen en de brainstorm beheert: een effectieve facilitator zorgt ervoor dat zoveel mogelijk mensen draag zo mogelijk bij tijdens de brainstormsessie. Dit is de rol die de coach kan spelen.
Er zijn een paar simpele regels die gebruikt moeten worden bij het faciliteren van een brainstormsessie:
* Zorg ervoor dat iedereen het probleem vanaf het begin begrijpt
* Kwantiteit is nodig – maak u later zorgen over kwaliteit!
* Vraag of beoordeel geen ideeën en suggesties tijdens de sessie
* Ga niet in op ideeën en suggesties
* Maak je geen zorgen over herhaling
* Houd het energieniveau hoog
* Houd ideeën kort en snel
* Maak je geen zorgen over herhaling
* Noteer ideeën precies zoals gepresenteerd door mensen – gebruik hun woorden
* Geen kritiek
* Herinner mensen aan de regels voor effectief brainstormen van tijd tot tijd
* Stel een tijdslimiet in om een gevoel van urgentie en doel te creëren
Binnen een brainstormsessie hebben alle deelnemers de plicht om zichzelf te gedragen op een manier die iedereen in de groep aanmoedigt om een bijdrage te leveren: hiertoe is een van de belangrijkste regels van brainstorming ervoor te zorgen dat er geen oordelende opmerkingen zijn – er mag weinig of geen feedback op ideeën.
Feedback op ideeën en opmerkingen tijdens de brainstormsessie moet plaatsvinden in de volgende fase, namelijk de evaluatie van ideeën en suggesties.
Vaak wordt een flip-over of whiteboard gebruikt om de resultaten van een brainstormsessie vast te leggen of vast te leggen. Het gebruik van een flip-over of whiteboard kan handig zijn, omdat alle deelnemers hun ideeën naast die van anderen kunnen zien. Als dit niet mogelijk is of als er maar een kleine groep mensen is, kan hetzelfde effect worden behaald met een A3-vel papier waaromheen mensen zich verzamelen.
Doorgaans kan een effectieve brainstormsessie veel pagina’s met ideeën en suggesties opleveren. Dit kan een probleem zijn omdat de ideeën moeten worden herzien en geëvalueerd om tot een koers of strategie te komen. Dit kan een zware taak blijken te zijn. Als gevolg hiervan kunnen brainstormsessies veel enthousiasme en ideeën genereren, maar blijken ze achteraf van beperkte waarde te zijn.