Belangrijke Coaching Documenten
Coaching is een bedrijf en het is belangrijk dat klanten erkennen dat ze een contractuele relatie met de coach aangaan, zoals bij iedere andere dienst. Het beschikken over en het invullen van de juiste documentatie helpt het zakelijke karakter van de relatie te onderstrepen.
Coaching van referentietermen en voorstellen
Een manier om professionaliteit aan te tonen en dat de coach heeft begrepen waarom de cliënt business coaching nodig heeft, is het opstellen van een set van Terms of Reference (ToR). Een ToR-record speelt een belangrijke rol bij het verduidelijken van de verwachtingen van de klant en het definiëren van de behoeften van de klant en moet waar mogelijk worden voorbereid na een eerste ontmoeting met de klant.
Een effectieve gebruiksvoorwaarden moeten ook de basis vormen van een gedetailleerd voorstel en dus de basis van een contractuele overeenkomst. Het moet informatie bevatten over de achtergrond van de klant en het bedrijf, de doelstellingen van de coaching, de reikwijdte, beperkingen en alle andere relevante informatie.
De ToR voor coachingprogramma’s voor klanten kan in de loop van de tijd veranderen of evolueren en daarom moet de ToR-record mogelijk van tijd tot tijd worden bijgewerkt. Het kan worden gebruikt in coachingsessies om de oorspronkelijk overeengekomen resultaten en beslissingen opnieuw te bezoeken en zo de verwachtingen van de klant te helpen beheersen.
Algemene voorwaarden / coachingovereenkomst
De zakelijke voorwaarden en coachingovereenkomst kunnen één of twee documenten zijn. Een factor die hier invloed op heeft, is of de gecoachte persoon dezelfde persoon is die betaalt voor de zakelijke coachingdienst. Als ze dezelfde persoon zijn, moet één document alle relevante punten bevatten. Als het twee afzonderlijke mensen zijn, zijn er twee documenten nodig, aangezien de ene persoon zich moet verbinden tot het betalen voor de dienst en de ander zich moet houden aan de basisregels en praktische regelingen voor de coaching.
Aandachtspunten met betrekking tot de voorwaarden zijn:
* Namen van beide partijen
* Namen van de te coachen persoon
* Data
* Prijzen inclusief details van welke extra kosten worden vergoed, bijvoorbeeld reiskosten
* Betaalvoorwaarden
* Duur van de overeenkomst
* Annuleringsvoorwaarden
* Details van te verstrekken coaching: dwz face-to-face, telefonisch of online, locatie van vergaderingen, duur en frequentie van vergaderingen
Aandachtspunten bij de coachingovereenkomst zijn onder meer:
* Behandelen van een mogelijk belangenconflict tussen de behoeften van de persoon die wordt gecoacht en de behoeften van de persoon die voor de coaching betaalt
* Grenzen
* Frequentie, duur en locatie van sessies
* Regelingen voor het uitstellen of annuleren van sessies, inclusief kostenregelingen (zelfs als ze niet betalen, moeten ze hiervan op de hoogte zijn)
* Vertrouwelijkheid
* Verwijzing naar de Ethische Code
* Te gebruiken documentatie, bijvoorbeeld actieplannen, coachingrecords, rapporten voorafgaand aan de vergadering
* Communicatiemethoden tussen sessies
* Betrokkenheid vereist van de persoon die wordt gecoacht
Ethische codes
De meeste ethische codes bevatten twee componenten: een ambitieuze component en een set regels of principes. De ambitieuze component geeft meestal een overzicht van waar de coach naar streeft, of de idealen waaraan de coach zich wil houden. Een ethische code bevat doorgaans enkele regels of principes die de coach en andere leden van de coachende organisatie naar verwachting zullen toepassen en implementeren.
Naast een krachtige verklaring van professionaliteit en de normen die klanten kunnen verwachten, kan een Ethische Code of een Praktijkcode helpen om ethische dilemma’s aan te pakken. Een ethisch dilemma treedt meestal op wanneer er een conflict is tussen een beslissing of voorgestelde actie en kernwaarden of principes.
Meer informatie over ethische codes is te vinden in High Growth Enterprise Coach Professional Behaviors: Ethical and Professional Practices.
Beroepsaansprakelijkheid
Het is essentieel dat iedereen die bedrijfscoaching uitvoert, een passende beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft, die uitbetaalt als een klant een bedrijfsschade claimt tegen een coach. Aangezien een High Growth Enterprise Coach een of meer van de rollen vervult zoals uiteengezet in het High Growth Enterprise Coach Competency Framework, is het belangrijk dat de verzekeraar duidelijk is welke rollen de coach zal vervullen, aangezien deze aspecten van het beleid kunnen beïnvloeden. Ergens in de contractdocumentatie moet melding worden gemaakt van alle toepasselijke disclaimers, zoals vereist door de aanbieder van de verzekering.