Planning en Beoordelen
Edwards Deming opperde in de jaren vijftig dat bedrijfsprocessen geanalyseerd en gemeten zouden moeten worden om de oorsprong van de differentiatie te identificeren die ervoor zorgt dat producten afwijken van de eisen van klanten. Hij adviseerde om bedrijfsprocessen in een continue feedback-lus te plaatsen, zodat de delen van het proces die moeten worden verbeterd, kunnen worden geïdentificeerd en verbeterd. Deming creëerde een eenvoudig diagram om dit continue proces te illustreren, algemeen bekend als de PDCA-cyclus voor Plan, Doen, Check, Actie:
Deming’s PDCA Model
De cyclus van Deming stelt ‘Plannen, Doen, Check en Actie’ voor als een continu proces. Het heeft betrekking op het analyseren en meten van bedrijfsprocessen om differentiaties te identificeren die ervoor zorgen dat producten of diensten afwijken van de eisen van de klant. De PDCA-cyclus stelt coaches in staat om de onderdelen van het coaching proces die moeten worden verbeterd te identificeren en te veranderen.
De Planning-fase omvat het vaststellen van prioriteiten en het bepalen hoe de activiteiten zullen worden ondernomen in de Doen-fase.
In de Doen-fase moet de coach het plan herzien en monitoren, vandaar de cirkel rond het Doen. Aanpassingen en verbeteringen kunnen in deze fase aan het plan worden aangebracht voordat het te laat is.
In de Check-fase moet de coach nadenken over vooruitgang, kwaliteit en dat processen en mensen effectief kunnen werken – als er iets moet veranderen moet Actie worden ondernomen die vaak doorloopt naar de volgende fase van planning.
Het vastleggen van Plannen
Het maken van plannen is een fundamenteel onderdeel van het planningsproces. Voor de High Growth Enterprise Coach helpt het bij het organiseren, plannen en prioriteren van de werklast, vooral bij het werken met een grote hoeveelheid klanten. Wanneer plannen zijn vastgelegd, kunnen ze worden geraadpleegd, gewijzigd, herzien of gebruikt als basis voor een nieuw plan.
Een plan zou minimaal moeten bevatten:
De doelstellingen
De stappen om die doelstellingen te bereiken
Normen die worden gebruikt om te bepalen of de doelstellingen zijn behaald
Een tijdschema voor het voltooien van de acties
Een aangewezen persoon of rol die verantwoordelijk is voor elke stap
Ruimte om voortgang vast te leggen
Plannen moeten:
Afgestemd zijn op de behoeften van de klant en de doelen en doelstellingen van hun organisatie: dit betekent dat ze zijn ontworpen om te voldoen aan de doelen en doelstellingen van de organisatie en hun specifieke High Growth plannen.
Helder gecommuniceerd worden: Dit betekent dat de plannen duidelijk moeten worden gecommuniceerd aan iedereen die hiervan op de hoogte moet zijn en dat iedereen iedereen moet updaten als de plannen veranderen. Als klanten niet weten wat de plannen zijn, is het onwaarschijnlijk dat ze zich eraan zullen committeren of ze zullen bereiken. Het is belangrijk om de meest geschikte manier te vinden om plannen te communiceren.
Volledig begrepen worden door alle betrokkenen: dit betekent controleren of alle belanghebbenden (bijv. De klant, de sponsor, de coach, managers binnen de klantorganisatie) de plannen begrijpen en allemaal hetzelfde interpreteren.
Geaccordeerd zijn: het is belangrijk dat belanghebbenden de plannen begrijpen en toegewijd zijn deze uit te voeren.
Haalbaar zijn: Dit betekent dat, rekening houdend met de beschikbare middelen, belanghebbenden de acties in het plan kunnen uitvoeren. Als de belanghebbenden niet over de juiste of voldoende tijd, mankracht, gereedschappen of materialen beschikken, zullen ze dat, zelfs met de juiste houding, kennis en vaardigheden, niet kunnen.
Meetbaar en gemeten zijn: Voortgang van plannen moet op een of andere manier kunnen worden vastgelegd om te worden gecommuniceerd, ook zodat High Growth Enterprise Coaches en andere belanghebbenden controles kunnen uitvoeren om ervoor te zorgen dat er vooruitgang kan worden geboekt.
“Plannen zijn niets; Planning is alles ”
Dwight D. Eisenhower