Richtlijnen voor het maken van aantekeningen
Aantekeningen maken is een essentieel onderdeel van coaching. Aantekeningen moeten voldoende gedetailleerd zijn om de coach in staat te stellen er later naar terug te verwijzen, maar kort genoeg zodat ze de coach of de cliënt niet afleiden tijdens het schrijven. Het gaat erom de juiste balans te vinden. Op sommige punten tijdens een coaching sessie, zou het ongepast zijn om aantekeningen te maken als de behoeften van de klant te zien en te voelen dat de coach is het geven van 100 procent van hun aandacht: dit kan het geval zijn bij het verkennen van een High ly emotionele of gevoelige kwestie.
Het maken van aantekeningen mag de stroom van de dialoog niet hinderen. Een notitie maken op het verkeerde moment kan een klant op een cruciaal moment afschrikken of belemmeren, waardoor er iets belangrijks niet wordt gezegd. In plaats van een volledig verslag van de dialoog te schrijven, moeten coaches ernaar streven de essentie of smaak ervan vast te leggen. Soms is het belangrijk om het exacte woord of de juiste zin vast te leggen, maar soms is het belangrijker om de toon, het gevoel of het niveau van emotionele intensiteit vast te leggen.
Daarbij moeten gemeenschappelijke thema’s, specifieke reacties of nieuwe inzichten niet over het hoofd worden gezien. Coaches hoeven vaak geen nauwkeurige aantekeningen te maken, maar luisteren in plaats daarvan naar patronen of terugkerende ideeën of problemen. In plaats van lange aantekeningen te maken, geven sommige coaches er de voorkeur aan om opsommingstekens, stroomschema’s of mindmaps te gebruiken. Mindmapping kan een nuttige manier zijn om verschillende denkwijzen te verkennen en ze kunnen een beroep doen op de communicatiestijl van de cliënt als ze visuele communicatoren zijn. Stroomschema’s kunnen digitale communicatoren aanspreken. Welke methode ook wordt gebruikt, ze moeten geschikt zijn voor hun doel.
Alle coachingsessies moeten eindigen met een of meer acties en deze moeten worden vastgelegd. Coaches geven vaak de voorkeur aan actiepunten vast te leggen in een actieplan. Actieplannen dienen als registratie van wat de klant heeft afgesproken, wanneer hij het gaat doen en vaak hoe hij het zal doen.
Ten slotte is het absoluut noodzakelijk dat coaches ervoor zorgen dat alle coachingnota’s veilig worden opgeslagen, omdat ze meestal gevoelige en vaak persoonlijke informatie bevatten. Dit is niet alleen een goede praktijk, in de meeste landen is het een wettelijke vereiste als onderdeel van de wetgeving inzake gegevensbescherming.
Vermijd afleidende klanten
Aantekeningen maken kan een afleiding zijn voor zowel coaches als klanten. Hier zijn zeven stappen om de afleiding van het maken van aantekeningen te beperken :
- Spreek voor het begin van een coachingsessie af hoe u aantekeningen met een cliënt kunt maken en gebruiken en behandel eventuele zorgen van de cliënt
- Probeer het maken van aantekeningen tijdens een persoonlijke coaching-sessie te beperken door direct na afloop van de sessie gedetailleerde aantekeningen te maken
- Vraag de klant om de aantekeningen te maken als ze het nuttig vinden
- Gebruik andere manieren om de dialoog op te nemen, indien deze geschikt en acceptabel zijn voor de cliënt
- Zorg ervoor dat alle gegevens veilig en vertrouwelijk worden bewaard
- Zorg ervoor dat eventuele aantekeningen zowel voor de cliënt als voor de coach nuttig zijn, vooral met betrekking tot overeengekomen acties
Voordat u met coaching begint, moet u elke situatie die ertoe kan leiden dat de aantekeningen worden gedeeld met anderen, bijvoorbeeld juridische of ethische kwesties, zorgvuldig aan de cliënt uitleggen.