Planung und Überprüfung
W. Edwards Deming schlug in den 1950er Jahren vor, dass Geschäftsprozesse analysiert und gemessen werden sollten, um Quellen von Abweichungen zu identifizieren, die dazu führen, dass Produkte von den Kundenanforderungen abweichen. Er empfahl, Geschäftsprozesse in eine kontinuierliche Rückkopplungsschleife zu setzen, damit die verbesserungsbedürftigen Teile des Prozesses identifiziert und geändert werden können. Zur Veranschaulichung dieses kontinuierlichen Prozesses erstellte Deming ein einfaches Diagramm, das allgemein als PDCA-Zyklus für Plan, Do, Check, Act bekannt ist:
Das PDCA-Modell von Deming
Demings Zyklus schlägt ‘Planen, Tun, Prüfen und Handeln’ als einen kontinuierlichen Prozess vor. Er bezieht sich auf die Analyse und Messung von Geschäftsprozessen, um alle Abweichungen zu identifizieren, die dazu führen, dass Produkte oder Dienstleistungen von den Kundenanforderungen abweichen. Der PDCA-Zyklus ermöglicht es den Coaches, die verbesserungsbedürftigen Teile des Coaching-Prozesses zu identifizieren und zu verändern.
In der Planungsphase geht es darum, Prioritäten festzulegen und zu definieren, wie die Aktivitäten in der Do-Phase durchgeführt werden sollen.
In der Do-Phase muss der Coach den Plan überprüfen und überwachen, daher der Kreis um das Do – in dieser Phase können Änderungen und Verbesserungen an dem Plan vorgenommen werden, bevor es zu spät ist.
In der Check-Phase sollte der Coach über den Fortschritt und die Qualität nachdenken und darüber, dass Prozesse und Mitarbeiter effektiv arbeiten – falls Dinge verändert werden müssen. Es müssen Maßnahmen ergriffen werden, die oft in die nächste Planungsphase einfließen.
Pläne aufzeichnen
Die Erstellung von Plänen ist ein grundlegender Teil des Planungsprozesses. Für den High Growth Enterprise Coach ist sie die Grundlage für die Organisation, Planung und Priorisierung von Arbeitsbelastungen, insbesondere bei der Arbeit mit einer großen Anzahl von Kunden. Wenn Pläne aufgezeichnet werden, können sie konsultiert, geändert, überprüft oder als Grundlage für einen neuen Plan verwendet werden.
Zumindest sollte irgendwo ein Plan enthalten sein:
– Die Zielsetzungen
– Die Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele
– Maßnahmen, mit denen festgestellt werden soll, ob die Ziele erreicht worden sind
– Ein Zeitplan für den Abschluss der Aktionen
– Eine benannte Person oder Rolle, die für jede Aktion verantwortlich ist
– Raum für die Aufzeichnung von Fortschritten
Pläne sollten es sein:
auf die Bedürfnisse des Kunden und die Ziele seiner Organisation ausgerichtet sein: Das bedeutet, dass sie so gestaltet sein müssen, dass sie den Zielen der Organisation und ihren spezifischen High Growth-Plänen entsprechen.
Klar kommuniziert: Das bedeutet, dass die Pläne allen, die sie kennen müssen, klar kommuniziert werden müssen, und dass alle auf dem Laufenden gehalten werden, wenn sich die Pläne ändern. Wenn die Klientinnen und Klienten nicht wissen, was die Pläne sind, ist es unwahrscheinlich, dass sie sich zu ihnen bekennen oder sie erreichen. Es ist wichtig, die geeignetste Art und Weise der Kommunikation von Plänen zu ermitteln.
Vollständig verstanden von allen Beteiligten: Das bedeutet, dass überprüft werden muss, ob alle Beteiligten (z.B. der Kunde, der Sponsor, der Coach, die Manager innerhalb der Kundenorganisation) die Pläne verstehen, und dass sie alle dasselbe von ihnen verstehen.
Einverstanden: Es ist wichtig, dass die Stakeholder die Pläne verstehen und dass sie sich zu deren Umsetzung verpflichten.
Erreichbar: Das bedeutet, dass die InteressenvertreterInnen angesichts der verfügbaren Ressourcen in der Lage sind, die Aktionen des Plans durchzuführen. Selbst mit der richtigen Einstellung, dem richtigen Wissen und den richtigen Fähigkeiten sind alle InteressenvertreterInnen nicht in der Lage, dies zu tun, wenn sie nicht über die richtige oder ausreichende Zeit, Arbeitskräfte, Werkzeuge oder Materialien verfügen.
Messbar und gemessen: Der Fortschritt von Plänen muss in irgendeiner Weise erfasst werden können, damit er kommuniziert werden kann und auch, damit die High Growth Enterprise Coaches und andere Beteiligte Kontrollen durchführen können, um sicherzustellen, dass Fortschritte erzielt werden.