Orientación sobre la Tomar de Notas
La toma de notas es un elemento esencial del coaching. Deben ser lo suficientemente detalladas para permitir que el coach se refiera de nuevo a ellas en una etapa posterior, pero lo suficientemente breves como para que no distraigan ni al coach ni al cliente al escribirlas. Se trata de hacer el equilibrio correcto. En algunos momentos durante una sesión de coaching, podría ser inapropiado tomar notas ya que el cliente necesita ver y sentir que el coach está dando el 100% de su atención: este podría ser el caso al explorar un tema altamente emocional o sensible.
La toma de notas no debe interferir con el flujo del diálogo. Tomar una nota en el momento equivocado puede disuadir o inhibir a un cliente en un momento crucial, resultando en que algo importante no se diga. En lugar de escribir un registro literal del diálogo, los coaches deben tratar de captar la esencia o el carácter de este. A veces es importante plasmar la palabra o frase precisa, pero a veces es más importante captar el tono, el sentimiento o el nivel de intensidad emocional.
No se deben pasar por alto los temas comunes, las reacciones específicas o los nuevos conocimientos. A menudo los coaches no necesitan tomar notas precisas, sino que escuchan los patrones o las ideas o temas recurrentes. En lugar de tomar notas a mano, prefieren usar viñetas, diagramas de flujo o mapas mentales. Los mapas mentales pueden ser una forma útil de explorar varias líneas de pensamiento diferentes y pueden resultar atractivos para el estilo de comunicación preferido del cliente si son comunicadores visuales. Los diagramas de flujo pueden ser atractivos para los comunicadores digitales. Cualquiera que sea el método que se utilice, deben ser adecuados para el propósito.
Todas las sesiones de coaching deben terminar con una o más acciones y éstas deben ser grabadas. Los coaches a menudo prefieren capturar puntos de acción en un plan de acción. Los planes de acción sirven como un registro de lo que el cliente ha aceptado hacer, cuándo lo hará y a menudo cómo lo hará.
Por último, es imperativo que los coaches se aseguren de que todas las notas de coaching se almacenan de forma segura, ya que por lo general contienen información confidencial y a menudo personal. No sólo es esta buena práctica, en la mayoría de los países es un requisito legal como parte de la legislación de protección de datos.
Evite distraer a los clientes
Tomar notas puede ser una distracción tanto para los coaches como para los clientes. Aquí hay siete pasos para limitar la distracción de la toma de notas:
- Acordar cómo tomar y usar notas con un cliente antes del inicio de una sesión de coaching y abordar cualquier inquietud que el cliente pueda tener
- Intentar limitar cualquier toma de notas durante una sesión de coaching cara a cara haciendo notas detalladas inmediatamente después de que la sesión haya terminado
- Pedir al cliente que produzca las notas si le resulta útil
- Utilizar otras formas de grabar el diálogo, si son apropiados y aceptadas por el cliente
- Asegurarse de que los registros se mantengan seguros y confidenciales
- Asegurarse de que cualquier nota sea de utilidad para el cliente, así como para el coach, especialmente en relación con las acciones acordadas
- Antes de comenzar el coaching asegurarse de explicar cuidadosamente al cliente cualquier situación que pueda resultar en las notas que se comparten con otros, por ejemplo, cuestiones legales o éticas