Anleitung zur Aufnahme von Notizen
Notizen machen ist daher ein wesentliches Element des Coachings. Notizen müssen detailliert genug sein, damit der Coach zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen kann, aber kurz genug, damit sie weder den Coach noch den Klienten beim Schreiben ablenken. Es geht darum, die richtige Balance zu finden. An manchen Punkten während einer Coachingsitzung kann es unangebracht sein, Notizen zu machen, da der Klient sehen und fühlen muss, dass der Coach ihm 100 Prozent seiner Aufmerksamkeit schenkt: Dies könnte der Fall sein, wenn es um die Erforschung eines hochemotionalen oder sensiblen Themas geht.
Notizen machen darf den Dialogfluss nicht beeinträchtigen. Eine Notiz im falschen Moment zu machen, kann einen Klienten in einem entscheidenden Moment abschrecken oder hemmen, was dazu führt, dass etwas Wichtiges nicht gesagt wird. Anstatt eine wörtliche Aufzeichnung des Dialogs zu verfassen, sollten die Coaches eher versuchen, das Wesen oder den Geschmack des Dialogs zu erfassen. Manchmal ist es wichtig, das genaue Wort oder den genauen Satz zu erfassen, aber manchmal ist es wichtiger, den Ton, das Gefühl oder den Grad der emotionalen Intensität zu erfassen.
Das Festhalten gemeinsamer Themen, spezifischer Reaktionen oder neuer Erkenntnisse sollte nicht übersehen werden. Oft müssen Trainer keine präzisen Notizen machen, sondern stattdessen auf Muster oder wiederkehrende Ideen oder Probleme achten. Anstatt sich lange Notizen zu machen, ziehen es manche Coaches vor, Aufzählungspunkte, Flussdiagramme oder Mind Maps zu verwenden. Mind Mapping kann ein nützlicher Weg sein, um mehrere verschiedene Gedankengänge zu erforschen, und sie könnten dem bevorzugten Kommunikationsstil des Kunden entsprechen, wenn es sich um visuelle Kommunikatoren handelt. Flussdiagramme könnten digitale Kommunikatoren ansprechen. Welche Methode auch immer verwendet wird, sie müssen für ihren Zweck geeignet sein.
Alle Coachingsitzungen müssen mit einer oder mehreren Aktionen enden und diese müssen aufgezeichnet werden. Coaches ziehen es oft vor, Aktionspunkte in einem Aktionsplan festzuhalten. Aktionspläne dienen als Aufzeichnung dessen, was der Klient zugesagt hat, wann er es tun wird und oft auch wie er es tun wird.
Schließlich ist es unerlässlich, dass Coaches sicherstellen, dass alle Coaching-Notizen sicher aufbewahrt werden, da sie in der Regel sensible und oft persönliche Informationen enthalten. Dies ist nicht nur eine gute Praxis, sondern in den meisten Ländern als Teil der Datenschutzgesetzgebung gesetzlich vorgeschrieben.
Ablenkende Klienten vermeiden
Mitschreiben kann sowohl für Trainer als auch für Klienten eine Ablenkung sein. Hier sind sieben Schritte zur Begrenzung der Ablenkung durch das Notieren von Notizen:
– Vereinbaren Sie vor Beginn einer Coachingsitzung mit dem Klienten, wie Notizen gemacht und verwendet werden sollen, und sprechen Sie alle Bedenken des Klienten an
– darauf abzielen, jegliche Notizen während einer persönlichen Coaching-Sitzung einzuschränken, indem Sie unmittelbar nach Beendigung der Sitzung detaillierte Notizen machen
– Bitten Sie den Klienten, die Notizen vorzulegen, wenn er sie nützlich findet
– Verwenden Sie andere Methoden zur Aufzeichnung des Dialogs, wenn sie angemessen und für den Klienten akzeptabel sind.
– Stellen Sie sicher, dass alle Aufzeichnungen sicher und vertraulich aufbewahrt werden
– Stellen Sie sicher, dass alle Notizen sowohl für den Klienten als auch für den Coach von Nutzen sind, insbesondere in Bezug auf vereinbarte Handlungen
Bevor Sie mit dem Coaching beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie dem Klienten sorgfältig jede Situation erklären, die dazu führen könnte, dass die Notizen mit anderen geteilt werden, zum Beispiel rechtliche oder ethische Fragen.